Comencemos con, ¿que es un problema?, lo primero que hice fue acudir a Google y conseguí un aproximado de 5000 definiciones diferentes, así que lo primero que les propongo es que busquen su definición de problema para poder comenzar a trabajarlos y que la técnica que expondré aquí viene del análisis de procesos y herramientas utilizadas durante años por diferentes personas para hacer frente a diferentes tipos de problemas, en lo personal he utilizado esta herramienta hasta para esos problemas personales que muchos tenemos (obviamente en los momentos en los que ya tengo la cabeza para pensar).
Ahora, para hacer mi definición de problema me quedé con lo que dice la Real Academia Española:
problema.
5. m. Planteamiento de
una situación cuya respuesta desconocida debe obtenerse a través de métodos
científicos.
Todas definiciones correctas pero en este caso me quedaré con la número 3 y número 5, situaciones no deseables o necesidades no satisfechas, que podemos abordar mediante planes de acción individuales o en equipo. Para mi los problemas son oportunidades, que una vez que los resuelvo obtengo aprendizajes, pero lo mas importante de mi definición de problema, (y no voy a descubrir el agua tibia) es que un problema es todo aquello que es solucionable...
¿Que no debemos hacer frente un problema o cuales son los problemas con los problemas?
- Ignorarlos, si como con los enfermos o adictos, hay que reconocerlos, es imposible solucionar algo si no reconocemos su existencia.
- Conocer el problema y no identificarlo claramente. Para resolver problemas no puede haber ambigüedades y debemos analizarlo objetivamente para tenerlo claramente identificado.
- No aislar a las causas principales; si, un problema complejo tiene varias causas pero las principales deben separarse para centrar la atención en ellas. Al resolver estas causas es muy posibles que se resuelvan otras secundarias y el problema.
- No conocer que podemos manejar y que no del problema... si, la situación de Venezuela tiene muchos problemas pero pocos están en nuestro alcance, fijemos nuestra atención en aquellos donde tenemos influencia sin perder de vista el entorno porque si no no solucionaremos nada.
- Hacer pañitos de agua tibia... no necesita explicación pero esto alivia el dolor pero no cura la enfermedad. Evitemos los parches en nuestros problemas y dediquemos nuestro esfuerzo a resolverlo realmente.
Yo aprendí a clasificar los problemas de una forma sencilla, problemas SIMPLES y problemas COMPLEJOS. Esta diferencia únicamente proviene de un análisis donde vemos la cantidad de causas y si tiene una única causa que genera un único efecto, es simple; si tiene varias causas que generan un efecto único o inclusive efectos diversos estaos frente a un problema complejo.
Una vez aclarado el panorama de que no hacer, la actitud y los tipos de problemas vamos entonces a desarrollar rápidamente un poquito del método analítico para la resolución de problemas concreta-mente es denominado el de las 8 disciplinas para la resolución de problemas (8D) que fue implantado durante la Segunda Guerra Mundial como método correctivo de las no conformidades en la producción de armamento. Posteriormente la compañía Ford implantó en los años 60 y 70 este método que se ha convertido en un estándar de la industria del automóvil para identificar, corregir y eliminar problemas. En los años 90 Ford creó el estándar Global 8D que viene a completar el método anteriormente mencionado.
¿Como se aplica este método?
Para simplificar la explicación agruparemos estos pasos en 3...Identificación del problema, Análisis de la causas e Implementación de la solución.
En ocasiones también es necesario implementar medidas de contención de emergencia antes de iniciar el método 8D para paliar los efectos, Estas soluciones no son las definitivas, deben aprobarse por el equipo 8D y son documentadas para la facilitar la remoción.
El primer paso propiamente del método 8D consiste en la constitución de un equipo de expertos multidisciplinario, con un líder del equipo al frente, con el encargo de solucionar el problema. Para ello debe tener autoridad, recursos, tiempo y un procedimiento de trabajo para implementar las medidas correctivas necesarias. “Un problema bien definido es un problema medio resuelto”. Aquí se pueden aplicar herramientas como: Cuadros de datos, Gráficos evolutivos, Histogramas, Método Q.Q.D.C.C.P (en inglés 5W2H Analysis: What, Who, Where, How, When, Why, How much ), Tormentas de ideas, Informes de incidencias, Memorias de actividad, Registros de reclamos, defectos, etc.
Para este proceso se recomienda: generar un listado de las causas posibles, agrupar las causas posibles por semejanza, analizar los procesos donde está el problema, ir mas allá de los síntomas evidentes o de las causas más cercanas, no buscar culpables si no foco en los hechos. Luego de esto se realiza un análisis meticuloso de los datos disponibles, se contrasta con opiniones de interesados y expertos, se analizan estas causas con el problema detectado y se listan las causas preponderantes.
Identificar la causa raíz: La causa raíz es aquella que constituye el origen de un fallo, es su punto de partida, y a ella se vinculan otras causas que son las directamente productoras del problema. Para esta tarea se puede aplicar metodologías como la de los 5 porqués, diagrama de causa efecto o diagrama de Ishikawa que son mis favoritos o mas utilizados.
Implementación de la solución:
Se proponen medidas correctivas del problema. Aquellas que atacan directamente a la causa raíz del problema. Hemos visto que previamente se han aplicado soluciones provisionales con la intención de minorar las consecuencias del problema.
● Se plantea un listado de soluciones.
● Se formulan con verbos en infinitivo.
● Se selecciona una solución.
Ahora se proponen, por tanto, soluciones que deberán ser definitivas, pero antes de su implantación se realiza una evaluación de las mismas en la que se tomarán en cuenta los siguientes aspectos:
● Se analizará el resultado esperado.
● Se contemplan las restricciones a las que está sometida la solución propuesta (temporal, presupuestarias, de alcance) y se descartan las que no cumplan esas restricciones.
● Se evalúan los riesgos asociados a la mejor solución.
● Se establecen los sistemas de medida para comprobar la idoneidad de la solución
El método propone la implantación experimental de la solución propuesta.
CELEBRAR CON EL EQUIPO: esta etapa es indispensable y en muchos equipos de trabajo se olvidan de celebrar cada logro del equipo, y esto es impulso para creer en metodologias, en capacidades y genera un compromiso indescriptible de cada miembro del equipo. Las celebraciones no tienen porque ser majestuosas ni con múltiples gastos, únicamente se necesita un espacio de tiempo para gritar que lo lograron, aplaudirse todos, aprender de los errores y buscar el próximo reto!
Espero les sea de utilidad y como siempre esto es solo un poco de todo lo que tiene esta y muchas metodologias pero mi idea es únicamente abrir un poco la curiosidad a que se de buen uso de las metodologias y recordarlas. En este mundo lleno de información, hay que buscar, compartir y crear curiosidad para siempre encontrar algo nuevo.
Mis fuentes:
- Modulo 6: Herramientas para el análisis y resolución de problemas, Curso de Productividad Personal - Santa Maria la Real - Google.
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