De nuevo sin ninguna intención de hacerme ver como algún tipo de gurú en los proyectos, hoy quiero atreverme hablar de un tema que me dio mucho trabajo en mi vida, y es que en la vida muchas de nuestras actividades que planificamos y que tengan un comienzo y un final, son proyectos por lo que es muy difícil desligarnos de ellos.
Mi mayor problema con las metodologías de gestión de proyectos es que son cuadradas, que toman las dimensiones costo alcance y tiempo pero olvidan temas de entorno, necesidad, importancia, urgencia, y se olvidan de cosas como la cultura organizacional, por esto durante mi carrera profesional he tenido muchos "problemas" con quienes están certificados en metodologias como el PMI y pretenden que un Gerente de un área operativa haga 10 mil documentos para un proyecto, o se olvidan que en el desarrollo del proyecto pueden generarse cambios en el alcance que son obligatorios, por eso por ejemplo en el caso de los sistemas de información (Proyectos Tecnológicos en general) y para nuevos productos soy mas pro metodologias ágiles pero con lo que si estoy realmente convencida es con los híbridos y la adaptaciones a los países, las empresas, las familias, las personas y dependiendo del proyecto, lo que para mi entonces es que, hace falta metodología pero no hay una receta mágica que aplique para todos... les puedo asegurar que yo en mi proyecto favorito (mi boda) lo hice totalmente diferente que muchas otras novias, por el presupuesto, el tamaño y lo que requería la boda y el tiempo que teníamos para planificar y ejecutar pero también por la cultura, los valores que tenemos, la realidad país en la que lo hicimos, la formación académica que tenemos y estoy segura que aunque lo hayamos hecho diferente, ambas bodas se hicieron y estamos felices con el resultado.
Entonces mi misión de hoy es dar mi visión general sobre el desarrollo de los proyectos, utilizando metodologias ágiles y nombrarles diferentes herramientas que existen y pueden ser de mucho apoyo para ejecutar proyectos de forma rápida y efectiva...
Para empezar tenemos que tener claros que es un proyecto y para mi son una serie de actividades que se desarrollan para alcanzar un objetivo y que tienen un inicio y un FIN, y eso es muy importante, los proyectos terminan. Hay una cantidad de problemas que se nos pueden presentar en un proyecto y desde el inicio tenemos que saber que es muy posible que pasen, porque si, pasan... estos problemas pueden ser una mala definición de la necesidad, requerimiento o el objetivo y que tengan que hacerse cambios, que la meta no haya sido planteada pensando en el cliente final, que no haya presupuesto o recursos suficientes para hacer el proyecto, que no se haya seleccionado una metodología adecuada, o que se quieren resolver todos los problemas con las mismas herramientas... (hay otros miles, debido a detractores del proyecto, la falta de compromiso, cambios legales o fiscales pero en general todos van mas o menos relacionado a temas de alcance, costo (recursos), tiempo y mi nuevo factor... ENTORNO. Otro tema relevante es la diferencia entre importante y urgente, si tenemos que aprender a diferenciarlos y además a trabajar con esto, y no tenemos que inventar el agua tivia, aqui mi primera herramienta favorita: La matriz de Eisenhower.
En lo personal, uso esto hasta para las tareas del hogar, y así debemos ver las actividades del proyecto y sobretodo esas que vienen a sacarnos de nuestro plan por urgencia o importancia. Otras medidas que tenemos que tener siempre en cuenta son:
- Identificar de forma sencilla las necesidades
- Identificar de forma sencilla los problemas
- Identificar el perfil de nuestro usuario o Cliente (de nuevo, de forma sencilla)
Olvidémonos de palabras de adorno, olvidemos de tablas complejas, números y detalles que distraigan, hagamos la lista de requerimiento sencilla de entender por cualquier lector inclusive cuando sean requerimientos tecnológicos. Los problemas!! los problemas tienen que escribirse sencillo, y si los estamos llamando problemas es porque tienen solución y apliquemos siempre las metodologias de grupo que podamos para resolver esos problemas (para identificar estos problemas funciona muy bien usar Los sombreros de Colores y con un poco de actuación ver el proyecto, del sombrero negro sacar todos los posibles problemas y tener una lista de propuestas para solucionarlos si se presentan pero además, solucionar de inmediato aquellos que ya están y están en nuestras manos), por ultimo pero no menos importante, perfilar al cliente para siempre poder preguntarse si lo que hacemos es para el, esto nos ahorrará muchísimas situaciones!
Otros puntos para mi imprescindibles son:
- Determinar para que es el proyecto, si leáse bien... PARA QUE, no justificar no el pasado no hablar de detalles del problema que generó que se hiciera este producto. Yo me casé porque amo a mi esposo (en aquel momento mi novio), porque el me pidió que nos casáramos, porque queremos compartir nuestra vida, pero saben PARA QUE hice mi fiesta de boda? para gritarle al mundo que eramos felices y celebrar que nos amábamos, por eso me salió bien, porque sabia la esencia de mi boda. Es importante por ejemplo diferencia si se buscar resolver un problema o alcanzar una meta...
- Estimar el tiempo y costo aproximado del proyecto, y para hacer esto, hacerlo con realidades, si, un embarazo debe planificarse para 9 meses, ni antes ni después y esto es importante, la realidad, la verdad, hacer bloques de actividades para que no nos salgan crono-gramas de 12148465132165876843 tareas, veamos bloques de 20 lineas donde podamos estimar y digamos la verdad, seamos siempre honestos, con nuestros jefes, nuestros familiares, los accionistas... siempre nos pedirán menos tiempo y menos dinero pero tenemos que nosotros saber cual es la verdad, y demostrarle que es el tiempo que se necesita. Cuando se trabaja en la gerencia de proyectos se van a vivir frustraciones pero lo que me permite a mi dormir es que siempre dije exactamente los tiempos que debían considerarse, pelee con cada reducción de tiempo y presupuesto pero luche por cumplir lo que estaba en mi cronograma real.
- Seleccionar la metodología correcta... para esto conozca con quienes va a trabajar, cual es la cultura de la organización, si el proyecto acepta entregas parciales o versiones, revise el compromiso de la organización, verifique el tamaño del equipo ejecutor, si, cuantos ingenieros de requerimientos, cuantos de procesos, cuantos de tecnología, cuantos funcionales, no sirve que tengamos una oficina de proyectos llena de planifica-dores y controlers si solo hay dos ejecutores porque de ellos dependerá que se realicen las actividades... vea si hay una estructura funcional, matricial o de proyectos, para decidir... no crea además que hay que aplicar todos los pasos que están en los libros, se pueden adaptar y amoldar. No siempre se necesitan miles de documentos para tener al proyecto con información, seleccionar las metodologías a veces lleva a construir una nueva.
Para mi funcionó mucho aprender de metodologías ágiles así que si te interesan los proyectos, te recomiendo leerlas, me funciona para los nuevos productos o nuevas tecnología utilizar el modelo de negocio de CANVAS que además me parece que agrega muchísimo valor inclusive si el negocio ya está andando...puede ser también Lean StartUP, Hacking Business Model. Algo que para mi es buenísimo es todo lo relacionado con el Release Early Release Often (RERO) que es una filosofía del desarrollo de software que va de la importancia de las publicaciones (para mí así como victorias tempranas) y crea confianza y además un circulo de retroalimentación rápida está muy relacionada con las metodologias como el SCRUM porque se ponen las soluciones en contacto con los usuarios en cortos periodos de tiempo, se van haciendo versiones y se puede aceptar fácilmente los cambios de alcance, para esto es importante saber cual es el Producto Mínimo Viable que aceptaría un usuario para el cual estamos haciendo el proyecto y luego de las interacciones ir haciendo las modificaciones o los upgrade que sean necesarios. (saben Steve Job no esperó tener el iPhone 6s plus para lanzar el iPhone no?). Importante es que haya un líder que sepa de metodologias de trabajo en equipo y gestión del tiempo, en los proyectos es indispensable el equipo, si equipo y no grupo de trabajo... para la gestión del tiempo tenemos SCRUM o Get Things Done o hasta Pomodoro, para trabajo en equipo, un buen líder!
Creo que podría pasar todo el día hablando de herramientas para proyectos, pero mi intención en esta ocasión era solo pasearles por mi visión de la gestión de proyectos y creo que lo hice, además espero haber encendido la luz de la curiosidad para que busquen mas herramientas y metodologías, sobretodo crearles la conciencia de que no hay una receta única y que hacer híbridos de metodologias descubiertas no está mal, lo importante es que se ajuste a nosotros, a nuestras compañías, nuestra cultura, nuestra realidad....
Comentarios
Publicar un comentario