Sin ánimos de entrar en las de creer que soy algún tipo de gurú hoy quise compartir algo de lo que tengo casi 6 años trabajando. Para mí ya soy parte de una secta como Herbalife, y voy aprovechar este espacio que no se si realmente alguien lee para compartir porque yo creo que es importante documentar los procesos en las empresas...fijense que mi plan no es justificar, hablando del pasado respondiendo el por qué, no, les voy a contar para qué se documentan los procesos.
1. En las empresas siempre pasa que se ven en algún momento, y todos, desde el Gerente General hasta el auxiliar esta metido en el bosque resolviendo los temas operativos, revisando el minuto-grama de los PMO sobre la desviación de los proyectos y como van o no atrasados (que generalmente es si) que si no se realizaron tales compras estratégicas o si la producción esta detenida y allí se pierde el panorama satelital, ese de la estrategia, que nos dice como estará el futuro, a que prepararnos, como invertir... es decir que día a día se ven todos envueltos resolviendo áreas de oportunidad en operaciones, en recursos humanos, en cartera, ¿pero? saben cual es el sueldo de un ejecutivo? de un director? un gerente general? y las empresas tienen que hacer que estos salarios se vean como inversiones y no pueden perderse en cosas operativas, de explorador... aquí esta mi primera explicación de la esencia de documentar los procesos y es para PERMITIR QUE LA ALTA GERENCIA SE ENFOQUE EN LO ESTRATÉGICO DEJANDO CLARO A LOS OPERATIVOS QUE ES LO QUE TIENEN QUE HACER, de aquí la necesidad de dejar claramente establecidos los procesos, procedimientos, normas y mis favoritas las políticas, así nuestro barco va a navegar con un sistema establecido y en el caso de haber errores o fallas será mucho mas sencillo identificarlas y corregirlas, pero documentar y dar esto como entrenamiento sin duda mantiene un equilibrio en las operaciones y jerarquías.
2. Hoy en día el que se queda dormido se lo lleva la marea cual camarón y pierde en el negocio, con esto quiero decir que empresa que no esté en constante innovación corre el riesgo de ser desplazada por la competencia. Los procesos de innovación requieren de tiempo, espacio y concentración (además de diversidad y conexiones y conversaciones). Para aplicar estrategias de generación de ideas como los sombreros de colores, SCAMPER, la caja morfológica, una lluvia de ideas, un mapa mental es imprescindible conocer del proceso en el que vamos a innovar, pero más aun, cuando queremos continuar con el ciclo de ser creativos sacando nuestro producto al mercado es realmente importante que tengamos en cuenta toda la documentación del proceso de generación de la idea, el proceso futuro del nuevo producto, la nueva tecnología o inclusive los nuevos protocolos para el nuevo mercado donde estaremos introduciendo el mismo producto que actualmente queremos, de ahí entonces los procesos se documentan PARA ENFOCARSE EN LA INNOVACIÓN.
3. Y para mi una de las mas importantes, quizás por mi cabeza ingenieril y cuadrada, pero se basa en mi experiencia, y en escuchar a muchos directivos diciendo que tienen muchas áreas de oportunidad que entonces para que documentar, que para que va a tener manuales que nadie va a leer y que importan unos documentos con flechas cuando las finanzas están bien y el producto está bien. Yo me he colmando de paciencia en muchas reuniones para no pelear por eso pero siempre he tratado de explicar que no se trata únicamente de lo que estamos ganando, si no, de lo que estamos perdiendo o dejando de ganar. Si algún director o dueño de empresa me lee, y en este momento le agobia que hay problemas que nunca se terminan, que se repiten los mismos problemas y tiene la agenda saturada de reuniones para ver esos detalles, entonces es el momento de recordar que su función allí es estratégica y debe dirigir un negocio (sin ánimos de decirle a nadie que tiene o no que hacer), que tu tiempo vale mucho que de ti depende que la empresa se mantenga y sobretodo que siga creciendo. Para hacer esto es necesario que se tenga la tranquilidad de que la operación funciona como un sistema donde cada elemento tienen el conocimiento de sus áreas de responsabilidad, sabe como ejecutarlas y el impacto que tiene su actividad dentro del todo. Para que esto pase, es momento de documentar e implementar los procesos de negocios... si quieres que lo lean, hazlo parte de la cultura, si quieres que los valoren haz que ellos sean parte de la documentación, si quieres que los adoren dales valor... y si quieres que se mantengan, compensa con ellos!. y aquí sencillo mi tercer para qué... PARA ESTRUCTURAR LA EMPRESA CON UN SISTEMA FUNCIONAL.
Cada hora que usa un directivo en resolver un problema operativo es una hora de ventaja para la competencia.
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